Kaasaegne inimene on sunnitud omama e-posti. Ilma selleta on võimatu registreeruda erinevates Interneti-projektides, luua kontosid sotsiaalvõrgustikes ja elada täisväärtuslikku ärielu. Suure infovoo korral peavad korra hoidmiseks olema reeglid.
Kas olete kunagi proovinud kokku lugeda, mitu e-kirja saabub teie postkasti iga päev? Mõnikord on nende arv üle saja ja see pole piir. On täiesti ilmne, miks sellisest teabevoolust on raske leida tõeliselt olulisi tähti. Kuidas saaksite oma kirjas asjad korda teha ja vältida selle kaose kordumist tulevikus?
Probleemi juur
E-post on klassikaline suhtluskanal, mille kaudu jätkatakse teabe vahetamist professionaalses keskkonnas. Meile saadetakse teated, projekti dokumentatsioon, maksearved, tulevaste äripartnerite kontaktid jms. E-posti kaos tekitab peas segadust: te ei saa oma mõtteid koguda, olulisi andmeid meelde jätta, midagi on lihtne unustada, raske on midagi leida …
Siit ka ajapuudus ja lihtne ärrituvus. Miks mitte siis üks kord oma e-posti korrastada ja siis lihtsalt kogu aeg seda hoida? Uskuge mind, sellise postiga on rõõm töötada!
Asjade korrastamine
Harjuge sorteerima sissetulevat kirjavahetust kategooriatesse: töö, isiklik, meelelahutus, huvitav jne. Võite isegi hakata tähti perekonnanime järgi sorteerima, kui seda tõesti vaja on. Kasutage kindlasti oma teenuse standardsilte: märkige tähed olulisteks, asetage tärnide ja muude eraldusmärkidega. Ärge jätke tarbetuid e-kirju üldkataloogi - märkige need kohe rämpspostiks. Samuti ei tee paha tarbetutest postitustest loobumine.
Õppige töötama tähtede rühmadega. Lihtsalt tõstke esile teatud arv sarnaste omadustega saabunud kirju ja saatke need eraldi kataloogi, kustutage või märkige. See aitab segaduse probleemi tõhusalt lahendada suure hulga saabuvate meilide korral.
Kui saate olulisi e-kirju, kuid te ei saa kohe vastata, märkige need kõige rikkalikuma tavalise sildiga: järgmine kord, kui postitate, märkate neid kõigepealt ja vastate neile. Kui te seda kohe ei tee, lähevad olulised kirjad teiste seas kaduma ja te lasete inimesel alt minna või pole teil aega midagi olulist teha.
On kirju, mida pole mõtet üldse salvestada. Kui teate kindlalt, et saabunud kiri on selgelt rämpspost, siis kustutage see kohe, seda isegi avamata. Vastasel juhul komistate iga kord selle peale ja raiskate aega pealkirja uuesti lugemiseks. Ühe kirja mahus veedate mõned sekundid, kuid kui neid on palju, osutub aja raiskamine üsna käegakatsutavaks.
